ZUGFeRD-Rechnung lesen, prüfen und ablegen

Beim Empfang sieht man zuerst nur das PDF. Maßgeblich sind aber die eingebetteten Daten, und die lohnt es sich anzusehen.

Die eingebetteten Daten sichtbar machen

Die meisten PDF-Programme zeigen Anhänge in einem Bereich am Rand des Fensters an. Dort finden Sie die XML-Datei. Einfacher geht es mit dem Prüfer: Datei hineinziehen, dann sehen Sie Profil, Befunde und die XML im Klartext. Die Datei bleibt dabei in Ihrem Browser.

Was Sie kontrollieren sollten

Ist überhaupt eine XML eingebettet?
Reicht das Profil? Fehlende Positionen erkennen Sie am Profil MINIMUM oder BASIC WL.
Stimmen die Summen in der XML mit dem PDF überein?
Sind Rechnungsnummer, Datum, Steuer-ID und Zahlungsdaten vorhanden?

Ablegen

Legen Sie das Original unverändert ab, also das ZUGFeRD-PDF mit der eingebetteten XML. Speichern Sie die Rechnung nicht neu aus dem PDF-Programm, denn dabei geht der Anhang häufig verloren. Der Befund des Prüfers mit der SHA-256-Prüfsumme hilft, später zu belegen, dass die Datei seit der Prüfung unverändert ist.

Häufige Fragen

Warum fehlt nach dem Speichern die XML?

Viele Programme erzeugen beim Speichern ein neues PDF ohne Anhänge. Archivieren Sie das Original.

Stand: November 2026. Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.