Was ist ZUGFeRD? Die Rechnung mit zwei Schichten

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein normales PDF. Darunter liegt eine zweite Schicht: eine XML-Datei mit denselben Angaben, die Programme einlesen können.

Zwei Schichten in einer Datei

Oben liegt das PDF, das Sie öffnen, drucken und per Mail weitergeben. Darin eingebettet ist eine XML-Datei, meist mit dem Namen factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers ignoriert die Optik und liest die XML.

Technisch ist das PDF nach dem Archivstandard PDF/A-3 aufgebaut, weil nur diese Version eingebettete Dateien erlaubt.

Woran man echtes ZUGFeRD erkennt

Im PDF steckt eine eingebettete XML-Datei. Viele PDF-Programme zeigen sie im Anhangsbereich.
Die XML nennt in der Spezifikationskennung ein Profil, zum Beispiel urn:cen.eu:en16931:2017.
Die Zahlen in der XML stimmen mit dem sichtbaren PDF überein.

Ein PDF, das nur gut aussieht, ist keine ZUGFeRD-Rechnung, auch wenn die Software „ZUGFeRD“ als Option anbietet und beim Export etwas schiefgeht. Das ist die häufigste Fehlerquelle, siehe PDF ohne Rechnungsdaten.

Wie unterscheidet es sich von der XRechnung?

Die XRechnung ist reines XML ohne Optik und vor allem für öffentliche Auftraggeber gedacht. ZUGFeRD ist dagegen für den Austausch zwischen Unternehmen verbreitet, weil die Rechnung für Menschen lesbar bleibt. XRechnungen prüft die Schwesterseite xrechnungpruefer.de.

ZUGFeRD und Factur-X

ZUGFeRD 2.x und das französische Factur-X sind technisch dasselbe Format mit zwei Namen. Eine Datei, die den Regeln entspricht, funktioniert in beiden Ländern.

Häufige Fragen

Ist jedes PDF mit XML eine E-Rechnung?

Nein. Entscheidend sind das Profil und der Inhalt der XML. Profile ohne Rechnungspositionen reichen nicht.

Kann ich die XML selbst ansehen?

Ja. Der Prüfer zeigt die eingebettete XML an. Viele PDF-Programme listen sie auch unter den Anhängen.

Stand: November 2026. Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.