ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht: Was gilt wann?

ZUGFeRD ist eines der Formate, mit denen Sie die E-Rechnungspflicht erfüllen. Es kommt aber auf das Profil an, nicht nur auf die Dateiendung.

Stand: November 2026. Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Grundlage: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG sowie die BMF-Schreiben vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026. Quelle: BMF-Fragen und Antworten zur E-Rechnung.

Der Zeitplan

• Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.
• Bis 31. Dezember 2026 sind beim Ausstellen noch sonstige Rechnungen erlaubt. Eine einfache PDF braucht die Zustimmung des Empfängers.
• 2027: Wer 2026 höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf bis Ende 2027 weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Wer darüber lag, muss ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze.

Das dritte BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ändert an diesen gesetzlichen Fristen nichts.

Ausnahmen

Dauerhaft ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer.

Was ZUGFeRD hier leistet

Ein ZUGFeRD-PDF mit Profil BASIC, EN 16931 oder EXTENDED ist eine strukturierte Rechnung. Ein PDF ohne eingebettete Daten ist dagegen eine „sonstige Rechnung“ und genügt ab den genannten Stichtagen nicht mehr. ZUGFeRD gilt ab Version 2.0.1, mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC WL. Prüfen Sie deshalb Ihre Ausgangsrechnungen einmal systematisch, am besten mit mehreren echten Beispielen aus der Software.

Empfang

Wer ZUGFeRD-Rechnungen bekommt, sollte die XML mit ablegen und nicht nur das PDF. Maßgeblich für die Verarbeitung sind die strukturierten Daten, aufzubewahren sind Rechnungen acht Jahre (§ 147 AO, seit 2025). Mehr dazu in ZUGFeRD-Rechnung lesen und ablegen.

Häufige Fragen

Stand: November 2026. Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.